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5 Conseils pour rédiger un mail professionnel

Vous souhaitez capter l’attention de votre interlocuteur ? Maîtriser la langue française, structurer son mail et savoir utiliser les bonnes formules de politesse est essentiel ! Suivez nos 5 conseils pour bien rédiger un mail professionnel.

Les champs A, CC, CCI, à ne pas confondre !

Vous souhaitez envoyer votre mail à plusieurs personnes tout en masquant la liste des personnes à qui vous vous adressez ?

C’est possible, mais gare aux erreurs de champs !

Petit rappel:

  • Le “A” permet de s’adresser à une ou plusieurs personnes avec qui vous souhaitez rentrer en contact. Vous pouvez vous adresser à plusieurs personnes.
  • Le “CC” (copie caché), il s’agit du choix des destinataires secondaires (personnes intéressées ou souhaitant suivre les échanges). Tous les destinataires pourront voir les adresses des autres destinataires en CC. En général, nous n’attendons pas de réponse de ces personnes.
  • Le CCI (copie carbone invisible), permet de respecter l’intimité de chacun et ne pas apparaître dans une liste de diffusion. Les adresses en CCI ne sont pas visibles des autres destinataires. Optez pour ce champ lorsque vous souhaitez envoyer un même mail à plusieurs personnes !

Rendre la lecture de son mail confortable & agréable !

L’objet de votre mail: Nous sommes tous sollicités par mail. Mais comment retenir l’attention de son interlocuteur pour ne pas être perdu dans la masse? L’objet de votre mail doit être concis et être résumé en quelques mots qui interpellent. On évite les phrases “Le rapport mensuel au sujet de XXX”. Optez pour des mots-clés précis.

Soignez la forme: on évite les “Bonjour” sans rien derrière, et on mentionne “Bonjour Madame”, “Bonjour Monsieur” ou “Cher Monsieur”, “Chère Madame”. Si vous ne connaissez pas votre destinataire, on optera pour “Madame, Monsieur, “.

Aération du texte: rien de plus ennuyeux à lire que des blocs de texte !

  • Sautez des lignes, faites des paragraphes courts et synthétiques.
  • N’utilisez pas les majuscules pour souligner un propos (cela peut être perçu comme une forme d’agressivité), préférez une écriture en gras dans ce cas pour marquer l’importance d’un élément (une deadine par exemple).
  •  Soignez le ton de votre mail: un excès de ponctuation pourrait donner une tonalité non appropriée à vos propos. De même, les smileys sont à bannir ! (à moins qu’il s’agisse d’un collègue proche bien sûr)
  •  Des phrases courtes ! Pour que la lecture soit confortable, il est préférable de faire des phrases courtes au lieu de phrases longues qui n’en finissent plus. Soyez synthétique ! Si des éléments doivent illustrer vos idées principales, utilisez des bullets points au lieu de phrases longues ponctuées de virgules (ex: pour des listings)
  • Vous souhaitez présenter un projet ? Un mail synthétique suivi d’une pièce jointe avec le projet détaillé sera plus efficace qu’un long mail expliquant le contenu de votre projet.

Expressions à bannir du corps de votre mail*

 

On bannit On écrit
Suite à notre conversation Pour donner suite à notre conversation/ A la suite de notre conversation
Le déroulé de la journée/Parfaire le déroulé d’une cérémonie Le programme de la journée/ parfaire le déroulement d’une cérémonie
Au final Finalement/ Pour finir/En dernier lieu
Renseigner un document Remplir un document
Paraît-il qu’il va être promu Il paraît qu’il va être promu
Finaliser des négociations Conclure des négociations
Ils ont convenu de voir lundi Il sont convenus de se voir lundi
Du coup De ce fait
Je vous serais gré de bien vouloir/ Je vous suis gré de Je vous saurais gré de bien vouloir/je vous sais gré de
Cette situation pose problème Cette situation pose un problème
Adressez-vous auprès de Madame Dupont Adressez vous à Madame Dupont
Merci d’avoir été notre invité Merci d’avoir accepté notre invitation
Une situation concernante Une situation préoccupante
*Source: Académie Françaises, les Emplois fautifs

Les fautes d’orthographe à suspendre !

Il est important de limiter les fautes d’orthographe au maximum pour que votre mail soit crédible et professionnel.

Avant d’envoyer votre mail, relisez-vous. Tout comme sur Word, la plupart des fautes sont souvent soulignées en rouge, mais pas toutes !

Conseil: On vous recommande de vous inscrire au Projet Voltaire, outil d’entraînement en ligne en orthographe destiné aux particuliers et aux professionnels. Cette entrainement donne lieu à un certificat, le certificat Voltaire, que vous pouvez mettre en avant sur votre CV et qui atteste votre niveau d’écrit. Celui-ci est reconnu des entreprises telles que Le Groupe Casino, Le bon Coin, AXA…

Conclure son mail

  • Les formules de politesse: A vous de jauger du niveau d’intimité qui vous lie à votre interlocuteur. Un conseil, restez simple et efficace et n’essayez de rendre cette formule compliquée.

-/+  Cordialement, Bien cordialement, Bonne journée 

+   Sincères salutations, Cordiales salutations

++  Bien à vous

  • On évite
    • les formules négatives comme “ N’hésitez pas à me contacter” (formule contre-productive) pour “ Nous vous invitons à nous contacter”.
    • Les abréviations. Ex: “cdt”, “asap”…
    • Les formules lourdes et désuètes: “ je vous prie d’agréer l’expression de mes sentiments…”, “Recevez mes cordiales salutations…”
    • Les formules d’espérance: “j’espère que …”, “En espérant que…”
    • “Bonne réception”
    • Merci par avance”: On ne remercie pas quelqu’un par avance, on privilégiera des formules impératives «Veuillez me répondre», «sachez que vous pouvez me joindre au»…
  • La signature: sur toutes les messageries, il vous est possible de créer votre signature. Vous êtes étudiant, salarié, entrepreneur ? Peu importe votre statut, vous devez vous rendre joignable. Pourquoi une signature automatique? Un gain de temps, des coordonnées pour votre interlocuteur et plus d’oubli.

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