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10/02/2020 - ASSISTANT(E) DE DIRECTION Directions de la Qualité - Gestion des Risques - Droits des patients, des Opérations et de la Communication (Hôpital Avicenne - Bobigny)

Lieu:
Bobigny

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PRESENTATION DU POSTE
Le candidat sera chargé du secrétariat des directeurs qualité et du directeur des opérations. Il assurera également un appui à la directrice de la communication.

Les champs d’activités couverts dans sa mission sont :
• La qualité et la gestion des risques
• Les droits des patients et les relations avec les usagers
• Le service social des patients
• Les projets confiés à la direction des opérations
• L’accueil, le standard, les bureaux centraux des rendez-vous et les archives médicales
• La communication du GH

PRESENTATION DE LA STRUCTURE
Le groupe hospitalier
Les Hôpitaux Universitaires de Paris-Seine-Saint-Denis sont constitués des Hôpitaux Avicenne (Bobigny), Jean Verdier (Bondy) et René Muret (Sevran).
Le groupe hospitalier regroupe 1200 lits, 3200 personnels non médicaux, 500 personnels médicaux seniors et réalise chaque année 34 000 séjours en hospitalisation complète, 34 000 séjours en hospitalisation partielle et 100 000 passages aux urgences (adultes, pédiatriques, gynécologiques).

Il est organisé en 7 départements médicaux universitaires :
- DMU NARVAL : Cancérologie, Inflammation, Fibrose, Innovation, Blocs
- DMU Ville Hôpital
- DMU PUI-Santé publique-département de recherche clinique-Anatomie pathologie-Biologie
- DMU urgences et métabolisme
- DMU gynécologie et périnatalité (commun avec APHP.7 Université de Paris)
- DMU hémato-immunologie (commun avec APHP.Nord Université de Paris)
- DMU médecine des enfants (commun avec APHP.Nord Université de Paris)

Les grandes orientations médicales du groupe sont la prise en charge du cancer, la chirurgie et les spécialités médicales.
Le projet stratégique vise à spécialiser les différents sites afin de favoriser la logique de filière. Le projet a pour objectif de concentrer les spécialités lourdes dont la gynécologie-obstétrique et la pédiatrie sur le site d’Avicenne, à rebâtir l’hôpital Jean Verdier afin d’en faire une structure innovante tournée vers l’ambulatoire et à structurer les filières d’aval sur le site de René Muret.
Les directions et les équipes en lien avec le poste
La direction de la qualité, gestion des risques et droits du patient est composée :
• D’un directeur
• D’un adjoint au directeur en charge de la qualité (poste en cours de recrutement)
• De trois assistantes qualité et gestion des risques
• D’un cadre supérieur du service social hospitalier et des équipes d’assistants sociaux du groupe
• De l’équipe de radioprotection
• D’un chargé des relations avec les usagers

Ses missions principales recouvrent :
• L’animation et le suivi de la démarche d'amélioration de la qualité et de gestion des risques
• L’accompagnement des équipes dans leurs démarches d'amélioration de la qualité et de gestion des risques
• Le développement d’une culture de l'évaluation
• La gestion les relations avec les usagers
• La gestion de l'unité de radioprotection
• La gestion de l’équipe du service social des patients

La direction des opérations est composée :
• D’un directeur
• D’un cadre et d’un adjoint en charge des archives médicales, ainsi que des équipes d’archivistes des services centraux des dossiers médicaux
• D’un cadre en charge de l’accueil, du standard et des bureaux des rendez-vous, ainsi que des équipes d’accueil physique et téléphonique

Les missions de la direction des opérations consistent dans le pilotage des projets transversaux ayant un impact sur la performance du groupe hospitalier. A ce titre le directeur des opérations analyse les organisations et propose des évolutions ou des outils dont les objectifs sont d’optimiser les processus de soins. En particulier, le directeur des opérations assure le pilotage des structures de soins mutualisées tels que les blocs opératoires ou les polycliniques médicales et chirurgicales du groupe. Il est également en charge du plan de transformation numérique du groupe.

La direction de la communication est composée d’un directeur et d’une équipe d’assistants de communication. Elle a pour objectif de promouvoir les actions de groupe en interne comme à l’extérieur.

Position dans la structure
Liaisons hiérarchiques :
• Le Directeur de la qualité, gestion des risques et droits du patient du groupe hospitalier
• Le Directeur des opérations du groupe hospitalier
• Le Directeur de la communication
Liaisons fonctionnelles :
• Les équipes des trois directions couvertes par le poste
• Les différentes directions du groupe hospitalier
• Les autres secrétariats de direction
• Les responsables de service du groupe hospitalier
• Les organismes publics et parapublics (notamment le Département de la Seine-Saint-Denis)
• Les référents qualité du groupe hospitalier

ACTIVITES
Missions générales
L’assistant de direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
• Missions communes en lien avec le secrétariat de la Direction de la Qualité - Gestion des risques et droits des patients et de la Direction des opérations
o Gestion des agendas et organisations des réunions
o Optimisation des agendas
o Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
o Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
o Accueil physique des usagers et personnels
o Prise de notes
o Saisie et mise en forme de documents
o Tri du courrier
o Classement
o Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
• Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques des directions de la qualité et des opérations
• Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets des deux directions
• Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité/gestion des risques et aux opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note).
• Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)
• Assurer un appui à la direction de la communication (réponse au téléphone, rendez-vous, mails, diffusion des messages de la communication)
Missions Ponctuelles
• Remplacement des secrétaires des autres directions afin d’assurer la continuité de service si nécessaire
• Liaison avec les équipes Accueil – Standard – Bureaux des rendez-vous ou Archives en cas d’absence de l’encadrement de proximité
Savoir-faire requis
• Utiliser les outils bureautiques
• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
• Savoir accueillir les usagers ou les membres de l’organisation
• Renseigner les interlocuteurs
• S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
• Préparer et organiser des réunions
• Travailler en équipe
• Organiser et prioriser les activités de secrétariat
• Traiter l’information (collecter, mettre à jour) et définir un plan de classement
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
• Organiser les plannings
• Réaliser la gestion administrative du courrier
• Rédiger des documents internes et les proposer au Directeur pour validation
• Organiser des déplacements professionnels conformément aux procédures internes
Connaissances associées
• Outils bureautiques et normes rédactionnelles
• Gestion administrative
• Méthodes de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, conférence téléphonique)
Qualités requises
• Sens de l’organisation, de la rigueur, des contacts et de la communication
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité d’anticipation
• Capacité d’adaptation
• Disponibilité
• Respect de la confidentialité
• Esprit d’initiative
Prérequis souhaités
• Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique (WORD, EXEL, POWER POINT, OULOOK, Internet et intranet, etc.)
• Connaissance de l’organisation et de la gestion hospitalière
• Une expérience de travail en équipe de secrétariat et pluridisciplinaire est souhaitée
• Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE, ENVIRONNEMENT ET EVOLUTIONS POSSIBLES
Des déplacements ponctuels sur les sites René Muret ou Jean Verdier sont possibles.
Horaires de travail : Amplitude horaire de 7H36 par jour
Horaire de jour - Variable entre 8H30 et 18H00
Risques professionnels liés à l'activité :
TMS
Mesures de prévention prises face à ces risques :
Ergonomie du poste de travail
Evolutions possibles :
Des évolutions temporaires ou permanentes du périmètre du poste sont possibles afin d’assurer la continuité du secrétariat des différentes directions fonctionnelles du groupe hospitalier.
Conditions d’emploi
Fonctionnaires titulaires, catégories B et C
Contractuels de droit public

RESSOURCES METIER
Répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière :
Secrétaire – Assistant de direction (Code 45S30)
http://www.metiers-fonctionpubliquehospitaliere.sante.gouv.fr/spip.php?page=fiche-metier&idmet=120#ancre1

PERSONNES A CONTACTER
Mme Cécile CASTAGNO
Directrice de la qualité, gestion des risques et droits du patient
Mail : cecile.castagno@aphp.fr
Ligne directe : 01 48 95 59 60
Secrétariat : 01 48 95 57 29 – beatrice.montresor@aphp.fr
M. Julien GALLAUD
Directeur des opérations
Mail : julien.gallaud@aphp.fr
Ligne directe : 01 48 95 50 92
Secrétariat : 01 48 95 57 29 – beatrice.montresor@aphp.fr

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Salaires

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