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27/05/2020 - SECRETAIRE EN PHARMACIE (Centre hospitalier Creil)

Lieu:
Creil

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IDENTIFICATION DU POSTE
Grade : ADJOINT ADMINISTRATIF

Fonction : SECRETAIRE

Liaison hiérarchique : Cadres de Santé, Pharmaciens, Direction des Ressources Humaines

Liaisons fonctionnelles : Pharmaciens, Cadres de Santé, Préparateurs en Pharmacie, Logisticiens, Direction des Achats, Direction des finances, Direction de la Qualité, Unités, Intervenants extérieurs.

Présentation du service pharmacie :

L’équipe pharmaceutique est composée de 7,4 praticiens hospitaliers, d’1 assistant, d’1 interne en pharmacie, d’étudiants en 5AHU, d’1 cadre de santé et 1 FF cadre de santé, de 23 préparateurs, de 2 apprentis préparateurs, d’1 responsable logistique, de 6 logisticiens, de 4 agents administratifs.
Ces équipes se répartissent sur les sites de Creil et Senlis.

Les activités techniques de la PUI sont diversifiées :
- Dispositifs Médicaux,
- Médicaments (ATU, MDS, Hors GHS, Stupéfiants), Rétrocession
- Pharmacotechnie (agrément préparation hospitalière, préparations pédiatriques, URCC de 10 000 Préparations), unité de reconditionnement des médicaments, sous-traitance (donneur d’ordre avec des préparations nutrition parentérale, oncologique orale, ophtalmologique)
- Pharmacie Clinique, optimisation thérapeutique en particulier chez le sujet âgé, Conciliation médicamenteuse, Dispensation Individuelle et Journalière en MCO
- Automate de dispensation
- Unité de stérilisation.
- Importante activité de gestion d’achat hospitalier est réalisée.

Le service pharmacie est ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 18h15. Le samedi de 8h30 à 13h30.
En dehors de ces horaires, un pharmacien d’astreinte est joignable par le standard.

Horaires : les horaires du secrétariat de la PUI sont de 9h00 à 17h00 du lundi au vendredi.







MISSIONS DU POSTE
Missions principales :
• Gestion des marchés de la PUI : suivi administratif (reconductions, avenants) de l’exécution des marchés, suivi des calendriers des marchés, contacts téléphoniques avec les fournisseurs, recensement des besoins, saisies des offres fournisseurs dans Excel, gestion des échantillons si marché local, veille administrative (répertoire des génériques, suivi des prix, statut des produits pharmaceutiques), mise à jour des fichiers produits, information des utilisateurs lors des changements de marchés,

Missions secondaires :
• Secrétariat/Accueil : accueil téléphonique et physique, prise de rendez-vous, enregistrement et distribution du courrier, tableau des astreintes,
• Gestion de commandes : saisie de commandes, gestion des documents en interne et avec la cellule achats, suivi des avoirs et des litiges fournisseurs,
• Commandes fournitures,
• Suivi des consommations/catalogues : mise à jour des catalogues des 2 sites, suivi des consommations/services des 2 sites, suivi des molécules hors GHS et des DMI, facturation des prestations (médecine nucléaire, scanner…),
• Archivage : des documents internes à la PUI en lien avec les logisticiens et les préparateurs en pharmacie,
• Ruptures fournisseurs : suivi, gestion des ruptures, achats pour comptes,
• Assurance Qualité : participation à la formalisation et à la mise à jour des documents Qualité du secrétariat,
• Gestion des stocks (suivi et supervision) : médicaments ou dispositifs médicaux sensibles, inventaires tournants, péremptions, logistique/rangement.

PARTICULARITES A LA FONCTION
Travail bi-site.

COMPETENCES REQUISES
La formation et les qualifications requises :
• Connaissances informatiques : Excel, Word, Magh2, Epicure, Business Object, Sedistock, Clinicom, Chimio, Image Pharma, Rétro, Hospitalis, Outlook, Internet
• Notions d’Assurance Qualité
• Notions de législation des Marchés Publics
• Notions de Gestion des Stocks
• Permis de conduire B

Formation obligatoire :
• Sécurité incendie

Formations institutionnelles :
• AFGSU

Les qualités professionnelles requises :
• Rigueur
• Maîtrise de soi
• Sens de l’organisation
• Sens du travail en équipe
• Disponibilité
• Communication
• Respect de la confidentialité, du secret professionnel
• Respect de la hiérarchie
• Rapidité de réponses aux demandes urgentes

Evolution possible ou potentielle du poste et son environnement :
Ce poste peut évoluer en fonction des besoins du service.

Contact et transmission des candidatures : sylvie.dormignie@ghpso.fr

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Salaires

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